8 strategier för att administrera din tid bättre

Att veta hur man administrerar sin tid för att bli mer produktiv är en färdighet som vi alla kan lära oss. Här är några strategier som hjälper dig att uppnå det.

Känner du att det inte finns tillräckligt många timmar på dygnet för att klara av att göra alla väntande uppgifter? Är det svårt för dig att hantera och administrera din tid?

Om du är en av dessa människor är det dags att ta dig en ordentlig titt på din rutin. För att hantera din tid bättre behöver du vara organiserad och disciplinerad.

Nyckeln är att administrera din tid och använda dagens timmar på ett effektivt sätt. Som sagt, om du inte vet hur du gör det finns det några alternativ.

Möjliga skäl till varför du inte har tillräckligt med tid

Det kan finnas många orsaker som kan hindra oss från att använda våra timmar optimalt under dagen. De flesta av dem har att göra med vårt sätt att administrera vår tid.

Bland de vanligaste är följande:

Brist på organisation

Har du vanan att göra upp listor över dina uppgifter och ordna dem enligt prioritet? Planerar du hur du ska genomföra dina aktiviteter i förväg?

Om du inte har provat det är det dags att göra detta till en vana. Att organisera dina aktiviteter är en grundläggande egenskap om du vill administrera din tid mer effektivt.

Människor som inte vet hur man organiserar och har många oavslutade uppgifter vet vanligtvis inte var de ska börja. De har också en tendens att prioritera saker som inte är så brådskande. Genom att göra detta lägger de energi och ansträngningar på fel saker.

Du slösar bort din tid på internet

Det finns ett stort antal människor som tillbringar mycket av sin tid med att kontrollera sociala medier eller surfa på internet. Detta utgör ett problem, eftersom beteendet skapar tendensen att man glömmer att det finns en verklighet utanför skärmen och att det finns uppgifter som måste göras.

Du kan inte säga “nej”

En annan anledning till att du inte har tillräckligt med tid kan vara det faktum att du kompromissar och tar på dig för många uppgifter. I slutändan går du över dina gränser och äventyrar kvaliteten på vad du gör.

Därför, om du vet att ditt schema är fullt, undvik att erbjuda dig att göra eller acceptera fler aktiviteter än du redan har. Ett första steg är att organisera och lära dig känna av var dina gränser går.

Du gör många saker samtidigt

Det är vanligt att se personer som jonglerar flera uppgifter samtidigt. De kan till exempel besvara ett e-postmeddelande samtidigt som de pratar i telefon och ser till att det som står på spisen inte bränns vid.

Om du är en av dessa människor är det dags att börja göra saker i ordning och fokusera på en uppgift i taget.

Simultankapacitet kan fungera för dig i viss utsträckning. Det är dock mer sannolikt att något går fel.

Du fokuserar alla dina ansträngningar på en sak

Den andra extremen är att lägga ner väldigt stor ansträngning, tid och koncentration på en sak. Detta leder till att man försummar andra uppgifter. Det är inte fel att ägna dig åt något specifikt, men det är bättre att vara effektiv och slutföra det på kortast möjliga tid.

Om du känner att du inte gör framsteg med en aktivitet kan du tillåta dig att gå vidare till en annan som kommer direkt efter den i prioritetsordning. Du kan sedan gå tillbaka för att slutföra den föregående aktiviteten när du är mer motiverad och det dig passar bättre.

Strategier för att bättre administrera din tid

Låt oss titta på åtta strategier som kan hjälpa dig att hantera och administrera din tid bättre. Vissa av dem kan kombineras med andra, och det är upp till dig att personligen definiera om de passar din agenda eller inte.

1. Gör en lista över dina prioriteringar för att administrera din tid

Kvällen innan, eller som det första du gör på morgonen, skriv ner allt du vill uppnå den dagen. Ge sedan varje uppgift en prioritetsnivå.

Märk sedan dessa aktiviteter med till exempel “brådskande” om de behöver göras under de närmaste 24 timmarna. “Viktigt” för dem som du bör klara av under de närmaste dagarna, och “inte brådskande” för dem som kan vänta längre. Detta gör att du kan fokusera på de mest relevanta uppgifterna.

2. Avsätt tider för dina aktiviteter

När du har en lista över dina åtaganden är nästa steg att planera din dag effektivt. Detta innebär att varje aktivitet och uppgift måste ha sin egen plats för att du ska kunna utföra dem vid en viss tidpunkt.

Bestäm också den tid du har på dig att utföra dem. På så sätt kommer du att vara medveten om allt du behöver göra och hur lång tid det tar.

Försök att börja dagen med att utföra aktiviteterna med högsta prioritet och svårighet. Tidigare på dagen är vi mer skärpta och energiska.

Spara på samma sätt de enklaste och mest mekaniska sakerna till slutet av dagen. Allteftersom dagen går kommer du att bli mer överväldigad eller trött och då  är det bättre att ta dig an de saker som kräver mindre ansträngning.

3. Administrera din tid bättre genom att undvika att skjuta upp dina uppgifter

Undvik så långt som möjligt att förhala och skjuta upp dina uppgifter.

Att göra det kommer att få uppgifterna att växa på hög vilket kommer att göra att du känner mycket större stress.

Försök istället att fullgöra åtagandena i förväg så att du kan ta hand om eventuella komplikationer och ändå hålla dig till ditt schema.

4. Avsätt alltid tid för dig själv

Även om du har många väntande aktiviteter måste du alltid planera in tid för dig själv. Helst bör du göra detta innan dagen börjar.

På så sätt ökar du din energinivå och är mer redo att möta dagen och all den stress som den kan medföra. Bland de aktiviteter du kan göra under den här tiden tillägnad dig är att meditera 10 till 20 minuter precis när du har vaknat, tränat eller ätit en hälsosam och näringsrik frukost.

5. Förbered så mycket du kan kvällen innan

Ett annat sätt att bättre administrera din tid är att optimera din tid på morgonen. Det vill säga att du kvällen innan förbereder kläderna, maten för dagen och materialet som du behöver.

Detta gör att du slipper börja dagen med att springa runt och leta eller känna en stress över att förbereda vad du behöver för att kunna påbörja dagen.

6. Administrera din tid lättare genom att hålla din arbetsyta snygg och ren

Ordning och reda på arbetsplatsen ar ett bra tips för att man ska känna sig bekväm och mer produktiv. Du undviker att slösa bort tid på att leta efter saker som har försvunnit i röran.

Med det sagt, oavsett vilken typ av arbetsplats eller arbetsområde du har, är det viktigt att alltid se till att det är rent och snyggt.

7. Eliminera distraktioner

Sociala medier och mobil-och e-postmeddelanden är bland de största distraktionerna. När vi arbetar måste vi undvika dessa vanor för att förhindra att de distraherar oss.

Om detta är något som är svårt för dig kan du blockera specifika appar, sociala medier eller personlig e-post medan du arbetar.

8. Det är lättare att administrera din tid om du går och lägger dig tidigt

Att få en god natts sömn är viktigt om du vill maximera produktiviteten. Försök därför lägga dig tidigt, gärna före kl. 22.00.

På så sätt kan du njuta av fördelarna med en god natts sömn och vakna med en större lätthet inför dagen.

Att administrera din tid kräver uthållighet

Problemet är inte att dagen har för få timmar. Det handlar om att kunna organisera och planera den tid du har till ditt förfogande.

Det är också viktigt att känna till dina förmågor och dina gränser. Detta gör att du kan undvika att överbelasta dig själv med uppgifter som du inte kan utföra.

Kort sagt, för att få tiden att fungera bättre för dig behöver du en bra organisering av dina uppgifter och ett adekvat slutförande av dem. Om du uppnår detta kommer du inte längre ha några problem med att administrera din tid!