Pomodoro-tekniken: så kan du öka din produktivitet

I dagens konkurrensutsatta och krävande värld är optimering av tid och ansträngning en ständig nödvändighet. Ett enkelt och effektivt sätt att uppnå detta är med Pomodoro-tekniken.

Som beskrivs i en artikel som delas av National Institutes of Health, är detta ett verktyg vars mål är fokuserat arbete, men med planerade pauser emellan. Hur implementerar man det? Vilka är fördelarna? Låt oss ta en närmare titt.

Vad är Pomodoro-tekniken?

Har du för många uppgifter och inte tillräckligt med utrymme för att slutföra dem? Har du intrycket att du aldrig kommer att hinna klart ditt arbete? Tycker du att dygnet borde ha många fler timmar? Precis här är Pomodoro-tekniken en resurs för att hantera din arbetstid effektivt. Dessutom förbättrar det produktiviteten och koncentrationen.

Det är en ny metod från nittiotalet vars uppfinning tillskrivs Francesco Cirillo, som började använda den i sina universitetsstudier. Namnet kommer av att han hade en kökstimer i form av en tomat.

Den består av att fokusera på en enda, ganska specifik uppgift i 25 minuter. Dessa arbetsförlopp, kallade “Pomodoro-sessioner”, varvas med korta 5-minuterspauser. När du har genomfört fyra block tar du en längre paus.

Med tiden föreslås det att längden på Pomodoro-sessionerna ökas upp till maximalt 50 minuter. Emellertid bör arbetsblocken vara av total uppmärksamhet och koncentration. Tanken är att lägga undan den gamla vanan att skjuta upp saker.

På så sätt minskar intrycket av att du har alltför mycket att göra och överväldigande. En paus då och då har en positiv inverkan på både koncentration och mental prestation.

Det minskar också känslan av att vi befinner oss i en ständig kamp mot tiden. Det bästa är att vi avslutar uppgiften med samma entusiasm som vi började med och faktiskt upplever en trevlig känsla av prestation.

Hur tillämpar man Pomodoro-tekniken för att öka produktiviteten?

Pomodoro-tekniken är ganska enkel. Nedan beskriver vi processen och vad man måste ta hänsyn till för att den ska bli effektiv.

• Bryt ner ditt arbete. Dela först upp arbetet i så många små uppgifter som möjligt. Och om det fortfarande verkar överväldigande, dela upp det ytterligare.
• Gör en att göra-lista och kryssa av uppgifterna på listan. Vi har redan en uppfattning om arbetet, hur mycket vi behöver göra och delprocesserna. Nu är det bättre att göra en lista för att inte glömma eller utelämna något. Och varje gång du avklarar en uppgift, stryker du detta från listan.
• Ställ in stoppuret. Detta är det grundläggande verktyget; en klocka, stoppur eller timer. När du startar den specifika uppgiften ställer du in klockan att ringa om 25 minuter.
• Koncentrera dig så mycket som möjligt. Nyckeln till Pomodoro-tekniken är att vi under dessa 25 minuter glömmer allt annat än uppgiften. Ingen partner, inga barn, ingen hund, ingen mobiltelefon, inga sociala nätverk; ingenting annat finns i vårt huvud.
• Vila. Precis som i skolan, när klockan ringer för rast, måste vi sluta med allt vi gör. Markera uppgiften som avslutad eller pågående och ta en kort men välförtjänt paus. Under denna gör du motsatsen till ovanstående; du tänker på allt annat än arbete.

Vad använder man Pomodoro-tekniken till?

Du kan tillämpa Pomodoro-tekniken båder på studier och arbete, eftersom den ger flera fördelar i förhållande till arbetsuppgifterna. Det erbjuder också fördelar för dig som utför dem. Låt oss ta en titt på detaljerna.

Koncentration

Att koncentrera sig på studier eller arbetsuppgifter har blivit en utmaning. Det finns flera faktorer som kan störa kontinuiteten i arbetet; andra aktiviteter, distraktioner med elektroniska apparater och koncentrationssvårigheter bland annat.

Följaktligen finns det bara ett möjligt resultat; låg produktivitet. Det huvudsakliga bidraget från Pomodoro-tekniken här är att det hjälper oss fokusera på en uppgift i taget för att kunna utföra den framgångsrikt och minska eller eliminera distraktioner.

Bättre tidshantering

Forskning visar att Pomodoro-tekniken i akademiska miljöer har visat sig vara effektiv när det gäller tidshantering för skolarbete.

Dessutom, när vi lär oss att arbeta systematiskt vet vi vad vi kan uppnå, vi kontrollerar vår tid och vi organiserar oss bättre, beroende på den tid vi har tillgänglig för den totala uppgiften och för varje avsnitt.

Produktivitet och tillfredsställelse

Enligt en annan studie där man använde Pomodoro-tekniken användes i en verklig arbetsmiljö (inom området för mjukvaruutveckling), minskade antalet interna avbrott avsevärt efter tillämpningen av denna teknik. Det ökade produktiviteten och genererade mer tillfredsställelse hos arbetarna.

Motivation och engagemang

Ibland är problemet inte bara brist på tid eller uppmärksamhet, utan engagemang och ansvar. Vi kanske inte påbörjar en uppgift för att vi tror att vi inte kommer att kunna slutföra den, och vi vill inte känna skuld eller besvikelse.

Men om vi börjar med att ta ett steg i taget, och om vi antar att varje liten uppgift är en prestation, kan detta också bli ett incitament att fortsätta.

Minskad ansträngning och trötthet

Om stannar upp då och då får hjärnan vila, och risken för mental trötthet minskar. När det gäller den fysiska aspekten, så när vi reser oss från vår arbetsstol kan vi röra på kroppen genom att gå och stretcha lite, vilket hjälper till att undvika konsekvenserna av en stillasittande livsstil, såsom bland annat ischias, smärta i midjan och stelhet i lederna.

Tips för att uppnå bra resultat med Pomodoro-tekniken

Att använda Pomodoro-tekniken, på jobbet eller i skolan, bör inte innebära några svårigheter. Det kan dock fungera mycket bättre om du har följande tips i åtanke:

• Använd en tavla, såsom en anslagstavla eller whiteboard, för att skriva ner eller visualisera uppgifter.
• Du kan dela upp tavlan i tre zoner (kommande, pågående och klar).
• Du kan börja med det mest brådskande eller det enklaste, beroende på fallet.
• Flytta dig bort från alla källor till distraktion.
• Sänk volymen på mobiltelefonen eller, om möjligt, stäng av den.
• I slutet av varje utförd uppgift, ge dig själv en belöning; en kopp te eller kaffe, en kaka eller något hälsosamt mellanmål.
• Om 25 minuter är för länge kan du börja med kortare perioder. Dessa kan du sedan öka gradvis.
• Undvik multitasking. Det vill säga, gör en sak i taget.
• Bestäm hur många “Pomodoros” en aktivitet ska ta.
• Hoppa inte över raster. Pauser är nyckeln till framgång.

Vem passar Pomodoro-tekniken för?

Pomodoro-tekniken rekommenderas för studier och arbete. I de flesta fall kan det tillämpas både på arbetsplatsen och i skolan.

• Till exempel, om du är en lärare som ska rätta prov, kan denna teknik hjälpa dig att inte bli överväldigad.
• Eller om du är en musiker som ska repetera i timmar. Att ta korta pauser då och då är bättre för effektiviteten och upplevelsen.

I andra fall kan det dock vara kontraproduktivt. För en journalist, en författare eller även en bildkonstnär kan 25 minuter vara knappt tillräckligt med tid för att komma in i ämnet. Att stoppa och ta paus för tidigt kan då innebära att förlora rytm, kreativt flöde och inspiration.

För dessa personer kan det vara lämpligare att arbeta under längre perioder på mer än en timme. Det är också en bra idé att tillämpa det enligt uppgift: varje gång som man avslutar ett långt avsnitt kan man ta en längre paus.

Slutligen, för dem som är oroliga och stressade kan ett stoppur bli en ytterligare stressfaktor, så i dessa fall kan det också vara olämpligt. Det kan göra att man blir mer oroad för klockan än för själva uppgiften.

En mycket effektiv teknik under rätt förhållanden

Förr i tiden var människor tvungna att arbeta i timmar, oavbrutet. I och med 1900-talets arbetsreformer började denna bild förändras, med kortare arbetstider. Vi har äntligen börjat inse att vi är mer effektiva under kortare perioder av aktivitet.

Det är dock en bra idé att förtydliga att det inte finns någon vetenskaplig grund som visar på hur långa perioder vi kan hålla oss koncentrerade. Pomodoro-tekniken har dock visat sig vara effektiv för många, även om den inte är ofelbar.

Men du kan med fördel testa på det några dagar för att se hur det fungerar eller om det behöver anpassas på något sätt. Det finns ju också andra tekniker som kan hjälpa till med tidshantering. Det väsentliga är att omsätta dem i praktiken, särskilt om du har en tendens att skjuta upp saker.